¿Qué es exactamente un sistema de gestión de entregas y deberías tener uno?

Ya sea que tengas un restaurante, una tienda de abarrotes, una tienda minorista, un sitio de comercio electrónico o un negocio de entrega, los clientes esperan cada vez más una entrega local rápida. También quieren para poder programar las entregas, consigue estado de entrega en tiempo real actualiza y comunícate directamente con tus conductores (y con tu empresa). Como propietario de una empresa independiente, puede parecer imposible mantenerse al día, especialmente cuando plataformas como Doordash, Instacart y otras marcas importantes dominan el mercado.

Permítame presentarle el sistema de gestión de entregas (DMS). Este sistema de software puede proporcionar a su pequeña empresa o franquicia las mismas herramientas que utilizan las grandes plataformas, ayudándole a controlar su negocio de entrega y a ofrecer a los clientes lo que necesitan. Sigue leyendo para saber qué es un DMS y cómo puede ayudarte a hacer crecer tu negocio al ofrecer a tus clientes lo que desean.

¿Qué es un sistema de gestión de entregas?

Un sistema de gestión de entregas es una herramienta de software que organiza y automatiza todo el proceso de entrega, desde la compra hasta la puerta. Estas herramientas aceptan pedidos, organizan la cola de entrega, asignan entregas a los conductores, planifican rutas y confirman la entrega. Muchas también procesan pagos.

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Básicamente, un DMS le brinda poderes similares a los de DoorDash al ofrecer estas características clave:

• Seguimiento de conductores en tiempo real: Rastrea a los conductores en tiempo real en mapas basados en la nube. Consulta las ubicaciones de todo tu equipo sobre el terreno desde tu back office o smartphone.
• Asignación automática de conductores: Tu sistema de gestión de entregas asignará las entregas a los conductores. Algunos sistemas utilizan datos históricos de rendimiento para asignar automáticamente las entregas al conductor más adecuado.
• Optimización de rutas: El software DMS sugiere automáticamente las rutas más eficientes para sus conductores en función de las entregas en espera. Algunos incluso tienen en cuenta el rendimiento de los conductores en sus ajustes de optimización.
• Notificaciones a los clientes: Ahorra tiempo al procesar las solicitudes de estado de los clientes; tu DMS enviará mensajes automáticos basados en un seguimiento en tiempo real.
• Gestión de comprobantes de entrega: Mantén un registro en el que puedas buscar todas las firmas, fotos u otro material de prueba de entrega para presentarlo a pedido del cliente y evitar disputas por devoluciones de cargos.
• Capacidades de integración: La mayoría del software DMS se comunica de forma nativa con las plataformas de software empresarial más populares, como las herramientas de comercio electrónico, los sistemas de punto de venta (POS), las herramientas de contabilidad y las plataformas de procesamiento de pagos.
• Agregación de pedidos: Acepta y organiza pedidos desde tu sitio web, por teléfono, en persona o mediante plataformas de terceros. Encuentra todos tus pedidos en un panel de control central, incluso los pedidos que entreguen socios externos.
• Seguimiento de los comentarios de los clientes: Muchas herramientas de DMS instan a los clientes a proporcionar comentarios directos a su empresa sobre su experiencia. Esto puede ayudarte a detectar las opiniones negativas antes de que aparezcan en Internet y a aumentar el número de reseñas positivas de Google.

¿Por qué su empresa debería considerar un sistema de gestión de entregas?

Si ofreces la entrega local de tus productos, deberías considerar la posibilidad de utilizar un sistema de gestión de envíos. Incluso si en este momento la entrega es solo una pequeña parte de tu negocio, un DMS puede ayudarte a convertir este nuevo servicio en una importante fuente de ingresos. Además de ayudar a que su empresa crezca, un DMS tiene otras ventajas:

• Aumento de la eficiencia: Las empresas que utilizan el software DMS informan de entregas más rápidas y precisas.
• Reducción de costos: las rutas optimizadas reducen el desgaste de los vehículos y ahorran en costos de combustible.
• Mejora de la experiencia del cliente: Ofrezca a sus clientes tiempos de entrega estimados precisos. Además, envíe actualizaciones de estado automáticamente, sin necesidad de personal adicional.
• Escalabilidad: Con todos sus datos ubicados de forma centralizada y muchas tareas automatizadas, puede desarrollar su negocio de forma más rápida, sencilla y con menos gastos generales a medida que aumenta la demanda de los clientes.
• Información basada en datos: Los informes y análisis integrados muestran dónde puede encontrar una mayor eficiencia, actualizar sus servicios o agregar más controladores. No tendrá que confiar en su instinto: los informes en tiempo real muestran información basada en datos, informes y una mejor toma de decisiones.

La mejor noticia es que la tecnología DMS nunca ha sido tan asequible. Los sistemas de gestión de entregas como Shipday incluso te permiten empezar de forma gratuita, con niveles de suscripción adicionales que crecen a medida que crece tu negocio. Por lo tanto, no tienes que pagar por herramientas que no son relevantes para tu empresa, pero una vez que las necesites, lo único que tienes que hacer es actualizarlas y todos tus datos permanecerán contigo en el mismo panel central.

Cómo funciona un sistema de gestión de entregas

Entonces, ¿cómo funciona realmente un sistema de gestión de entregas? Repasemos una transacción típica con una pizzería que utiliza un DMS para gestionar un equipo de choferes y autogestionar sus entregas.

• El cliente realiza el pedido de entrega: Un cliente hace un pedido de entrega por teléfono o en la aplicación de pedidos en línea del restaurante.
• Pizzería recibe el pedido: El DMS dirige la solicitud de entrega a la empresa a través de un portal de pedidos integrado o mediante una integración con el sistema POS del restaurante.
• DMS asigna el conductor a la entrega: El software DMS asigna la entrega a un conductor disponible. Los sistemas totalmente automatizados o impulsados por la inteligencia artificial pueden tener en cuenta el rendimiento anterior de los conductores para asignar el conductor más eficaz disponible.
• El DMS selecciona la ruta más eficiente: El DMS genera rápidamente la ruta más eficiente en función de la cola de entrega, las condiciones actuales del tráfico y el tipo de vehículo.
• El conductor recibe las indicaciones a través de la aplicación para conductores: El DMS envía las instrucciones de ruta y entrega al conductor a través de una aplicación de teléfono inteligente conectada.
• El cliente recibe notificaciones de estado: Una vez que la entrega sale de tu negocio, el cliente recibe un mensaje de texto SMS automático que le informa que su pedido está en camino.
• El conductor registra la confirmación de entrega: Cuando se entregue la pizza, el conductor puede tomar una foto o recopilar la firma de un cliente para confirmar que el pedido se entregó correctamente.
• El conductor pasa a la siguiente entrega: El conductor pasa al siguiente pedido de la cola.
• Se solicita al cliente que dé su opinión: El DMS envía un mensaje de seguimiento a su cliente solicitando una simple calificación por estrellas o comentarios detallados sobre su experiencia.
• Los datos se almacenan en los informes de DMS: Después de cada entrega, todos los detalles de entrega se conservan en sus informes de DMS, lo que le ayuda a buscar información histórica o identificar patrones en su negocio de entrega.

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DMS frente a despacho tradicional

Podría pensar que empresas como pizzerías y servicios de mensajería llevan décadas haciendo entregas sin un DMS, ¿por qué necesitarían uno ahora? Tan pronto como estuvo disponible algún tipo de sistema de DMS, las empresas que podían permitirse el lujo de usarlo lo hicieron. La principal diferencia ahora es que la computación en nube y la automatización han hecho que estos sistemas DMS sean mucho más asequibles y fáciles de usar incluso para las empresas más pequeñas.

Los sistemas de envío manual que se basan en billetes y mapas en papel pueden parecer adecuados para las empresas de entrega más pequeñas. ¿Y técnicamente? Sí que funcionan. Sin embargo, requieren mucha atención administrativa y, cuando se producen errores, es casi imposible diagnosticar exactamente dónde se produjo la falta de comunicación. Los billetes de papel se pierden. Las instrucciones se malinterpretan. Los clientes y los propietarios de negocios no pueden realizar el seguimiento en tiempo real. Por lo tanto, si ocurre algo inesperado durante una entrega (un accidente de tráfico, la pérdida de un conductor o una dirección de entrega poco clara), la operación puede tardar horas en volver a funcionar.

El software de gestión de entregas también se puede escalar más rápidamente que los métodos tradicionales de gestión de envíos. A medida que su empresa crezca, puede simplemente actualizar su nivel de suscripción para aumentar la cantidad de herramientas disponibles. Como sus datos ya están centralizados en un DMS, no necesitará revisar todo su sistema ni dedicar tiempo a capacitar a los nuevos empleados para que despachen con tecnología anticuada. El DMS automatiza muchas tareas, como la planificación de rutas, y es tan fácil de usar que casi cualquier persona que haya usado un smartphone puede acceder al panel de control del DMS.

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Costos y ROI de la implementación de un sistema de gestión de entregas

La implementación de un sistema de gestión de entregas no está exenta de costos, pero la mayoría de las empresas descubren que obtienen rápidamente un retorno de su inversión. La mayoría de las empresas de restauración y mensajería recuperan su inversión inicial en un plazo de tres a seis meses; las empresas de mayor volumen pueden tener un plazo aún más corto.

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La mayoría de los proveedores de DMS utilizan uno de los tres modelos de precios comunes: suscripciones mensuales, tarifas por pedido o un enfoque híbrido. Los modelos de suscripción mensual suelen oscilar entre 50 y 300 dólares al mes, según las características y la cantidad de entregas mensuales. Algunas plataformas de DMS, como Shipday, ofrecen una suscripción básica gratuita para que las empresas más pequeñas puedan empezar.

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Las estructuras de tarifas por pedido suelen cobrar entre 0,25 y 1,50 USD por envío, lo que puede beneficiar a las operaciones de menor volumen. Los modelos híbridos combinan una tarifa base mensual más baja con cargos por pedido, lo que ofrece flexibilidad a medida que aumenta el volumen de entrega.

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Para calcular tu ROI potencial, ten en cuenta los siguientes factores:

• Ancho de banda para empleados: ¿Qué tareas ocupan la mayor parte del tiempo de sus empleados? ¿Pueden las herramientas automatizadas de un DMS reducir la cantidad de tiempo que tu equipo necesita para planificar rutas, asignar entregas o comunicar el estado de los pedidos a los clientes? La mayoría de las empresas que optan por un sistema de gestión de datos obtienen una reducción del 5 al 50% en los costos de mano de obra gracias a la optimización de las operaciones. Para obtener una estimación conservadora de su ROI, calcule cuánto ahorraría si pudiera reducir sus costos laborales entre un 5% y un 15% al mes.
• Reducción de errores: Las entregas son propensas a errores, desde la falta de artículos hasta la entrega en la dirección equivocada o la entrega en el momento equivocado. El uso de un DMS puede amortizarse rápidamente, ya que solo reduce los errores. Promedia la cantidad que gastaste en corregir errores mensualmente durante los últimos seis meses. ¿Cuánto ahorraría si un DMS pudiera eliminar esos errores?

• Crecimiento empresarial potencial: Muchas empresas experimentan un aumento en los pedidos de entrega después de adoptar un DMS.  Se informó de un servicio de mensajería, A-Team Delivery, con sede en Nueva Jersey aumentando su volumen de entrega en un 200% después de agregar Shipday a su operación. Otra forma de estimar tu ROI es considera cuánto podrían aumentar tus ganancias si pudieras aumentar las ventas entre un 20 y un 50%.

Este es un ejemplo sencillo de cálculo del ROI: un restaurante que procesa 500 entregas al mes, con un pedido promedio de 30 dólares, puede gastar 149 dólares en una suscripción de DMS. Si ese sistema reduce los errores de entrega en solo 10 incidentes al mes (300 dólares), el ahorro que se obtiene solo en remakes cubriría con creces el coste de la suscripción. Si tenemos en cuenta la eficiencia laboral y el aumento del volumen de pedidos, el retorno de la inversión será aún más convincente, como describe este usuario de DMS de KFC Barbados:

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«Shipday ha supuesto un punto de inflexión para nosotros. Redujo los costos en un 50%, todos los días en seis ubicaciones, e hizo que todo nuestro proceso de entrega fuera más rápido y confiable».

— Stuart Davis, KFC

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Cómo elegir el sistema de gestión de entregas adecuado para su empresa

La selección del sistema de gestión de entregas adecuado requiere evaluar sus necesidades comerciales actuales y futuras. También tendrás que tener en cuenta tu presupuesto y si necesitas un DMS que se comunique fácilmente con cualquier software existente que ya necesites.

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Si ya tiene sistemas que le encantan, la integración perfecta con su tecnología actual debería ser su primera prioridad. Su DMS debe conectarse sin problemas con sus sistemas de pago o punto de venta y con las plataformas de pedidos en línea. Sin una integración adecuada, corre el riesgo de crear más trabajo administrativo en lugar de reducirlo. Pida a los posibles proveedores ejemplos de integraciones exitosas con sistemas como el suyo.

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Tenga en cuenta la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje. Su personal tendrá que adoptar este sistema rápidamente con una interrupción mínima de las operaciones. Solicite demostraciones y pruebas gratuitas para evaluar qué tan intuitivo es cada sistema. Las mejores soluciones de gestión de entregas directas debería ser lo suficientemente fácil como para que los nuevos repartidores puedan entenderlo después de una formación mínima.

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La calidad de la atención al cliente varía drásticamente entre los proveedores. Dado que los problemas de entrega suelen ocurrir durante las horas de mayor actividad, necesitas un soporte rápido que esté disponible cuando lo necesites. Consulta específicamente las opiniones sobre la capacidad de respuesta del servicio de asistencia y pregunta por los tiempos de respuesta garantizados.

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Por último, evalúe las capacidades de personalización. Sus necesidades de entrega son únicas y su DMS debe adaptarse a sus procesos en lugar de obligarlo a cambiar sus operaciones para adaptarlas al software.

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Los proveedores de alta calidad como Shipday ofrecen zonas de entrega y gestión de conductores personalizables, se integran con múltiples sistemas de pago y puntos de venta y son fáciles de aprender. Shipday también cuenta con excelentes valoraciones de usuarios en varios sitios de reseñas

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Entonces, ¿deberías invertir en un DMS?

Si ofreces la entrega como parte de tus operaciones comerciales, deberías considerar un DMS. Es probable que la demanda de los clientes de entregas rápidas y precisas no haga más que crecer. Para mantenerse a la vanguardia y satisfacer esa demanda, su empresa debe actualizar los sistemas ahora. La tecnología de gestión de entregas nunca ha sido tan asequible. Si te preocupa tu ROI, empieza a usar Shipday de forma gratuita y descubre cómo un DMS fácil de usar puede mejorar tus operaciones.

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