7 formas comprobadas de reducir los costos de entrega para las pequeñas empresas

Para las pequeñas empresas, especialmente los restaurantes y tiendas minoristas que han adoptado los servicios de entrega en los últimos años, administrar los gastos de entrega de manera eficiente es crucial para la supervivencia. Cuando cada dólar cuenta, la reducción de los costos de entrega mejora directamente sus resultados y, al mismo tiempo, mantiene el servicio que sus clientes esperan.

En esta guía, compartiré siete estrategias para reducir los costos de envío sin sacrificar la calidad de tu marca. Estas técnicas provienen de conversaciones con propietarios de negocios exitosos y expertos del sector que dominan el juego de entrega, así como de mi propia experiencia en la gestión de pequeñas empresas y flotas de vehículos.

En este artículo, analizaremos cómo:

• La optimización de rutas puede reducir los costos de combustible y las horas de trabajo
• Las opciones de embalaje inteligentes reducen los costos e impulsan los negocios futuros
• Un modelo de entrega híbrido le ofrece lo mejor de ambos mundos
• La consolidación de las entregas reduce drásticamente el costo por pedido
• Las negociaciones estratégicas con los proveedores pueden reducir los costos de referencia
• La reducción de los errores de entrega evita costosas devoluciones y reconstrucciones
• Los incentivos a los conductores mejoran la eficiencia y reducen la rotación

1. Optimice las rutas de entrega

Las rutas de entrega ineficientes desperdician tres valiosos recursos: tiempo, combustible y mano de obra. La optimización de las rutas suele ser el primer paso más eficaz para las empresas que buscan reducir los costos de entrega. Es

El software moderno de optimización de rutas no solo mapea la distancia más corta entre puntos, sino que también tiene en cuenta los patrones de tráfico, los plazos de entrega, la capacidad del vehículo, los horarios de los conductores y, a veces, incluso el rendimiento del conductor. Los resultados de la optimización de rutas pueden ser espectaculares: las empresas suelen reducir entre un 20 y un 30% el kilometraje y las horas de trabajo de despacho cada semana.

¿Necesitas una victoria rápida? Prueba un sistema de gestión de entregas como Shipday. La versión básica gratuita incluye funciones básicas de envío. Por 39$ al mes (y sin contrato a largo plazo), puedes usar las herramientas de optimización de rutas en hasta 300 entregas.

2. Tome decisiones de embalaje inteligentes

Sus elecciones de embalaje influyen en los costos de envío y en la percepción de su marca por parte de los clientes. Tómate el tiempo necesario para ajustar el tamaño de tu embalaje mediante el uso de envases del tamaño adecuado que minimicen el exceso de espacio. El tamaño correcto mantiene la calidad de sus productos al reducir el movimiento en el paquete. También puede reducir la cantidad de embalaje protector que necesitas.

Considere estas estrategias de empaque para reducir los costos:

• Estandarice los tamaños de los envases: Utilice una gama limitada de tamaños de embalaje para simplificar el inventario y acelerar el embalaje de los pedidos.
• Usa materiales livianos: Cambiar a materiales más livianos puede permitir que los conductores lleven más paquetes. Si realizas un gran volumen de entregas, también puedes reducir los costos de combustible.
• Opciones sostenibles: Si bien los envases ecológicos a veces cuestan más por adelantado, pueden generar ahorros de costos al mejorar la reputación de la marca y la lealtad de los clientes.
• Marca tu embalaje: El embalaje es una pizarra en blanco para su marca. Tómese el tiempo para agregar logotipos de marca e información de contacto a sus empaques para impulsar las ventas futuras. Añadir una imagen de marca puede ser tan sencillo como colocar pegatinas con la marca en cajas y bolsas, o puede ser tan elaborado como personalizarlo

Tu embalaje protege tus productos, pero también puede generar contenido generado por los usuarios en forma de vídeos de desempaquetado. A los influencers de TikTok, Youtube e Instagram les encanta un buen unboxing. En 2023, los videos de Youtube con la palabra «unboxing» en el título fueron visto más de 25 mil millones de veces.

La investigación ha demostrado que El 62% de las personas ven vídeos de unboxing míralos cuando planean comprar un producto específico. Ya sea que entregues comida para llevar o artículos al por menor, ten en cuenta cómo están listos tus empaques para que los vean de cerca en las redes sociales.

3. Utilice un modelo de entrega híbrido

Una operación de entrega híbrida utiliza tanto personal interno como plataformas de entrega de terceros. Esta combinación le brinda la mayor flexibilidad para controlar los costos sobre la marcha y, al mismo tiempo, garantiza que tenga el ancho de banda necesario para hacer frente a las prisas de servicio. La mayoría de las plataformas de entrega de terceros no requieren que utilices su plataforma exclusivamente. Además, las plataformas más populares, como Doordash y UberEats, permiten a las empresas inscritas llamar a sus conductores externos cuando lo soliciten. Este sistema a pedido puede cubrir tus necesidades de entrega si tu chófer necesita un día por enfermedad o si necesitas asistencia adicional para hacer entregas en días ajetreados, pero no quieres el gasto adicional de contratar a otro empleado.

Ventajas de la entrega interna:

• Control total sobre la experiencia del cliente
• Sin comisiones a terceros (que pueden oscilar entre el 15 y el 30% del valor del pedido)
• Propiedad de los datos y relaciones directas con los clientes
• Posibilidad de personalizar las zonas de entrega y las tarifas

Ventajas de la entrega subcontratada:

• Sin inversión inicial en vehículos y equipos
• Capacidad flexible sin costes laborales fijos
• Tecnología integrada y cobertura de seguro
• Un rango de entrega potencial más amplio

Un modelo de entrega híbrido le ofrece lo mejor de ambos mundos. Y no es complicado de gestionar. El software de gestión de entregas, como Shipday, dirige los pedidos internos y de terceros al mismo panel central, lo que te permite hacer un seguimiento del personal y de los conductores externos en tiempo real. Lady Lee, la marca de restaurantes para clientes de Shipday, tiene experiencia Plazos de entrega un 14% más rápidos y un índice de satisfacción de los clientes un 20% más alto al centralizar su entrega híbrida a través de la plataforma Shipday.

4. Consolide las entregas

Cada entrega tiene costos fijos: gastos del vehículo, tiempo del conductor y gastos administrativos. La consolidación de varios pedidos en una sola entrega reduce drásticamente el costo por pedido. Algunas formas de consolidación de pedidos funcionan para la mayoría de las empresas de entrega, incluso para la entrega de alimentos, donde los pedidos pueden llegar de forma esporádica a lo largo del día.

Las estrategias eficaces de procesamiento por lotes incluyen:

• Procesamiento por lotes basado en el tiempo: Agrupa los pedidos que llegan durante el mismo período de tiempo, lo que carga a tus conductores y los hace salir rápidamente por la puerta.
• Procesamiento por lotes geográficos: Asigne las entregas en el mismo vecindario a un solo conductor.
• Programar pedidos: Recompense a los clientes por realizar pedidos con 24 a 48 horas de antelación, lo que le permitirá planificar de manera eficiente las rutas de consolidación.

Si le preocupa el rechazo de los clientes, comunique los beneficios ambientales de la entrega unificada, ya que tener menos vehículos en la carretera significa menos emisiones. Considera ofrecerles pequeños incentivos para que hagan sus pedidos con antelación. Puede tratarse de un pequeño descuento o de una divertida oferta adicional, como un globo aerostático gratis con un pedido floral anticipado o una galleta de obsequio si un pedido de comida se hace con antelación.

5. Negocie mejores tarifas

Ya sea que gestiones un equipo de conductores internos, te asocies con plataformas de terceros o ambas cosas, cualquier empresa que ofrezca entregas tiene muchas relaciones de apoyo. Están las aseguradoras que cubren tus vehículos, los vendedores que te suministran el embalaje, los procesadores de pagos que gestionan tus pagos con tarjeta y en línea, y las plataformas de entrega de terceros. Todas estas asociaciones conllevan costos. La buena noticia es que muchos de esos costos son negociables.

Pruebe estos ángulos para negociar la reducción de sus costos de envío:

• Compromisos de volumen: Muchos proveedores de empaques pueden ofrecerte una tarifa por producto más baja si realizas un pedido al por mayor lo suficientemente grande. Como alternativa, puedes considerar comprometerte a pedir toda tu comida y envasado de bebidas de un solo proveedor. Hable con su representante de ventas y pregúntele cuáles son las opciones.
• Contratos a largo plazo: Muchos proveedores y prestadores de servicios ofrecen tarifas mensuales reducidas a cambio de compromisos más prolongados.
• Iniciativas de formación y seguridad: Si aseguras una flota de vehículos de reparto, pregunta a tu aseguradora de automóviles sobre los descuentos disponibles si puedes mostrar un comprobante de capacitación en seguridad para tus conductores.
• Servicios combinados: ¿Su contable ofrece servicios de marketing? ¿Su sistema de pedidos en línea ofrece procesamiento de pagos? La combinación de servicios (cuando tenga sentido) puede ahorrarle dinero a largo plazo.
• Vaya a nivel local: Las empresas locales tienden a ser más pequeñas que las marcas nacionales. Obtenga ofertas de proveedores, aseguradoras u otros proveedores de servicios locales antes de comprometerse a asociarse con una gran marca.
• Aproveche el volumen de pedidos existente: Si llevas más de un año trabajando con plataformas de terceros y puedes demostrar un volumen de envíos elevado y una tasa de reembolsos baja, es posible que puedas: negocie una tasa de comisión más baja. Esto es especialmente cierto si estás dispuesto a comprometerte a utilizar exclusivamente una plataforma de terceros.

6. Minimice los errores de entrega y las devoluciones

Los errores de entrega no son solo problemas de servicio al cliente, sino que acaban con las ganancias. Más de la mitad de los clientes estadounidenses (el 63%) lo han hecho errores experimentados con las entregas. Y cuando se produce un error, la inmensa mayoría (66%) de los clientes culpan a la empresa, no al conductor. Solo alrededor del 20% de los consumidores culpan a la plataforma de terceros (si alguna de ellas participó en el pedido).

Los errores de entrega erosionan la confianza en la marca y el producto, lo que hace que los clientes gasten su dinero en otros lugares. Además de la posibilidad de que se pierdan ingresos en el futuro, los errores de entrega conllevan costes adicionales:

• Producto desperdiciado: La mayoría de los artículos mal entregados se desperdician. Las flores se marchitan, la comida se echa a perder. Las empresas prácticamente siempre necesitan rehacer el pedido para corregir el error.
• Tiempo administrativo para resolver problemas: Para cada pedido entregado de forma incorrecta, necesitas personal que gestione las quejas de los clientes, emita reembolsos y, posiblemente, reenvíe varios pedidos correctos para corregir el error.
• Pérdida potencial de clientes: Los clientes no tienen mucha paciencia con los errores de entrega. Es probable que prueben con un negocio diferente para su próximo pedido en lugar de arriesgarse a recibir otro pedido incorrecto.

Los errores de entrega son un quebradero de cabeza, pero hay una solución sencilla: tener un sistema sólido para comprobar los pedidos antes de que salgan por la puerta. Una lista de verificación rápida puede reducir considerablemente las confusiones si tu equipo la aplica de manera consistente. Hay algunas otras cosas inteligentes que puedes hacer, como:

• Exigir verificación de entrega: Exija a sus conductores que recopilen las firmas de los clientes o que tomen una foto de los paquetes entregados. Esto ayuda a identificar dónde se pudo haber producido un error y te proporciona pruebas en caso de que surja una disputa con el cliente o la compañía de su tarjeta de crédito.
• Rastrea en tiempo real: Usa una aplicación, como Shipday, que muestre el seguimiento de los pedidos en tiempo real. Esto ayuda a los despachadores de tu personal a identificar posibles problemas antes de que se vuelvan irreversibles.
• Añadir un campo de instrucciones de entrega: Proporcione una sección en sus formularios de pedido para que los clientes dejen información de entrega detallada, como la ubicación correcta para las entregas sin contacto, una persona específica con la que contactar o cualquier código de puerta necesario.
• Tenga procedimientos de empaque consistentes: Etiquete sus pedidos de entrega de forma clara y coherente para que los conductores puedan identificar fácilmente los pedidos y comprobar si están completos.
• Audite los informes de plataformas de terceros: Si te asocias con servicios de terceros, recibirás un informe de «error de entrega». Revisa ese informe al menos una vez al mes (pero lo ideal es hacerlo semanalmente) y refuta cualquier error incorrecto. Proporciona pruebas, como pedidos de billetes o recibos, para respaldar tus afirmaciones. La mayoría de las empresas se dan cuenta de que ganan estas disputas el 30% o más de las veces.

Vale la pena reducir los errores. Cuando KFC Barbados comenzó a administrar su servicio de entrega con Shipday, notaron una inmediata ahorros de 1000$ por día en seis ubicaciones. Una parte importante de esos ahorros provino de la reducción de los errores de entrega.

7. Incentive el rendimiento de los conductores

Su equipo de entrega tiene una enorme influencia sobre los costos de entrega y la satisfacción del cliente. Los clientes que solicitan entregas frecuentes interactúan más con tus conductores que con tu personal físico. Por lo tanto, tiene sentido ofrecer incentivos por rendimiento a tus conductores de la misma manera que podrías organizar concursos u ofrecer recompensas a tu personal in situ.

Algunas ideas eficaces para incentivar a los conductores incluyen:

• Bonificaciones de eficiencia: Recompensa a los conductores por completar un número determinado de entregas en un plazo determinado (manteniendo al mismo tiempo las normas de seguridad).
• Incentivos sin errores: Ofrece una bonificación de reconocimiento semanal o mensual al conductor con el menor número de errores de entrega o solicitudes de reembolso resultantes.
• Recompensas de seguridad: Reconozca a los conductores que conducen de manera segura, evitan los accidentes de tráfico, denuncian problemas con los vehículos y cumplen con las leyes de tránsito.
• Métricas de satisfacción del cliente: Reconozca a los conductores que reciben grandes elogios de los clientes.

Las recompensas por cualquiera de estas opciones pueden ser un producto gratuito de tu empresa o de una marca asociada, una bonificación en efectivo o un agradecimiento público. En cualquier programa de incentivos de rendimiento para conductores, es importante mantener la seguridad como una prioridad absoluta. De lo contrario, los conductores pueden descuidar la seguridad en su búsqueda de velocidad. Mantenga la seguridad como una parte constante de la conversación de entrega. Colabore con grupos de seguridad externos si es necesario.

Cuando administraba la flota de una empresa de servicios de campo, llevábamos a cabo un programa de incentivos para conductores. Un día, uno de mis conductores cruzó a toda velocidad un cruce de trenes y escapó por poco de un tren que se aproximaba. Me enteré cuando el Departamento de Transporte nos envió imágenes de nuestro camión en el cruce. Programé una organización local sin fines de lucro para educar a nuestros conductores sobre la seguridad en los cruces de tren. Todos aprendimos algo y, de hecho, nos valió un poco de ventaja en el seguro de nuestro vehículo.

Poniéndolo todo junto

La implementación de estas estrategias de ahorro de costos no requiere una revisión completa de sus operaciones de entrega. Empieza con uno o dos cambios que te parezcan manejables y que aborden tus puntos débiles específicos. Empezar con algo pequeño está bien, el paso importante es simplemente empezar a reducir los costos de envío en la medida de lo posible. Cuanto más ocupado esté tu programa de entrega, más ahorrarás a largo plazo.

La entrega no es solo el costo de hacer negocios, es una extensión de tu marca. Las empresas más exitosas ven la optimización de las entregas como un proceso continuo de perfeccionamiento y no como una solución puntual. La aplicación de una o más de estas estrategias puede hacer que sus operaciones de entrega pasen de ser una carga costosa a convertirse en una auténtica fuente de ingresos que haga que sus clientes regresen.

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