5 desafíos comunes de entrega a los que se enfrentan las pequeñas empresas (y cómo superarlos)

El aumento de los costos de entrega, los problemas de tiempo, el mantenimiento de la calidad del producto, la resolución de los problemas de comunicación y la gestión de las quejas de los clientes son desafíos para cualquier empresa de entrega. La buena noticia es la siguiente: si te encuentras con estos problemas, no es señal de que estés administrando mal tu negocio de entrega. ¿La noticia es aún mejor? Hemos recopilado las estrategias que necesita para hacer frente a cualquier desafío y convertir las dificultades en oportunidades para crear sistemas más sólidos y relaciones más significativas con los clientes.

Controlar el aumento de los costos de entrega

Los servicios de entrega tienen costos inevitables. Desde las primas de seguro hasta el software de gestión del combustible, el embalaje y las entregas, una empresa de entrega exitosa depende en gran medida de sus ganancias. Independientemente de dónde gaste su dinero, hay maneras de controlar estos costos comunes.

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Combustible: Sus vehículos necesitan combustible, ya sea que lo pague de su bolsillo para una flota de su propiedad o reembolse a los conductores los costos de combustible, está gastando dinero. Cambiar tu flota a vehículos híbridos o eléctricos puede reducir los costos de combustible en un 20% o más. Si tus conductores usan sus propios vehículos, el software de optimización de rutas reducirá las millas que recorren y, por lo tanto, los costos de reembolso.
Mano de obra: Los costos laborales pueden ser los salarios, los beneficios y los impuestos sobre la nómina que pagas por un equipo de conductores en plantilla, o las tarifas de envío que pagas a una plataforma de terceros por usar a sus conductores. El software de programación que optimiza los horarios de los equipos garantiza que no sobrepases ni subestimes los horarios de los conductores. Pasar de un modelo basado en comisiones (en el que las tarifas pueden ser impredecibles) a una tarifa plana por envío puede ayudar a compensar los costos de envío de terceros.
Seguro de vehículos: Entrene a sus conductores en las normas de seguridad locales, inspeccione y mantenga sus vehículos a intervalos regulares y entregue a su aseguradora un comprobante de estos pasos. Además, ayuda a tu equipo a evitar accidentes mientras trabajas.
Mantenimiento del vehículo: Programe revisiones periódicas de los vehículos para asegurarse de que su flota esté en perfecto estado de funcionamiento. Mantente al tanto de los cambios de aceite y del mantenimiento periódico para poder solucionar los problemas cuando son pequeños y evitar que se conviertan en reparaciones masivas y costosas.
Empaquetado: Compre empaques a granel y confíe en empaques que se almacenen bien. Conozca bien su línea de productos o su menú, para evitar comprar empaques en tamaños que no necesite.
Reembolsos y contracargos de clientes: Tanto si gestionas los pagos internamente como si confías en una plataforma de terceros para gestionar tus envíos, las quejas de los clientes suelen dar lugar a un descuento o un reembolso. Audita las declaraciones de terceros e impugna cualquier reembolso o descuento con el que no estés de acuerdo. Los datos internos del software de monitoreo externo Voosh descubrieron que simplemente monitorean y disputan los reembolsos de plataformas de terceros ahorraron a sus clientes hasta 500 000 dólares.
Software: Busque software que ofrezca pruebas gratuitas o suscripciones básicas de bajo costo. Si es posible, evite los contratos a largo plazo. Obtenga cotizaciones de varios proveedores para negociar tarifas más bajas con sus plataformas preferidas.

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Al ahorrar dinero donde pueda, tendrá los fondos disponibles para gastarlo donde tenga más sentido. De este modo, estarás dirigiendo tu negocio de verdad, en lugar de dejar que tu negocio te dirija a ti.

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¿Buscas una victoria rápida? Optimice las rutas, reduzca la mano de obra y ahorre en costos de software en un solo movimiento actualizando sus operaciones con Shipday. Con una suscripción básica gratuita y sin contratos a largo plazo, este software optimiza tu sistema de entrega desde el primer día.

Gestión de los problemas de temporización

Programar la entrega y cumplir con ese cronograma reduce los errores, garantiza que su producto llegue en óptimas condiciones y le ahorra dinero al reducir las quejas de los clientes. Las entregas tardías o las entregas que llegan en momentos inesperados pueden no llegar por completo al cliente, lo que se traduce en un desperdicio del producto y en una temida solicitud de reembolso. Cuando eso suceda, también te quedas sin pagar todos los gastos de entrega del producto. Por lo tanto, los efectos de una mala planificación, de la incapacidad de gestionar los aumentos repentinos de entrega o de desviar el tráfico pueden suponer un verdadero obstáculo para tu negocio de entrega.

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A continuación, le indicamos cómo gestionar los desafíos más comunes de entrega puntual:

Mala planificación: El software de optimización de rutas puede reducir la distancia de viaje entre un 10 y un 15%, lo que se traduce en importantes ahorros de tiempo (y costos). Las herramientas de planificación que tienen en cuenta los datos históricos para predecir los tiempos de entrega con mayor precisión aumentan aún más la precisión. Optimice los procesos de empaquetado de productos para reducir el tiempo de inactividad en su ubicación y enviar los paquetes más rápido.
Aumento de las solicitudes de entrega: Optar por programas de conductores bajo demanda como DoorDash Drive On-Demand para contratar a conductores externos para complementar tu equipo interno. Distribuye las solicitudes ofreciendo incentivos a los clientes para que elijan los periodos de entrega más lentos, lo que contribuye a equilibrar la carga de trabajo de los conductores a lo largo del día.
Tráfico pesado: Los algoritmos avanzados de optimización de rutas tienen en cuenta los patrones de tráfico típicos al estimar los tiempos de viaje, lo que ayuda a los conductores a evitar el tráfico en horas punta y las intersecciones concurridas. Las investigaciones muestran que las empresas que utilizan software de enrutamiento pueden ahorrar hasta un 30% en costos de combustible. Ofrezca a los conductores rutas alternativas para los períodos de mucho tráfico y utilice aplicaciones de navegación en tiempo real que proporcionen actualizaciones sobre el tráfico y sugieran alternativas más rápidas a medida que cambien las condiciones.

¿Buscas una victoria rápida? Configura alertas en tu sistema de gestión de entregas para marcar las entregas que se han retrasado. De este modo, tendrás tiempo para ponerte en contacto con los clientes de forma proactiva en caso de retrasos, lo que puede aumentar considerablemente la satisfacción de los clientes, incluso cuando las entregas se retrasan.

Mantener la calidad del producto

Nada frustra más a los clientes que recibir productos dañados o alimentos tibios. Especialmente para los restaurantes, mantener la temperatura y la presentación durante el transporte puede ser particularmente difícil. Estas estrategias ayudan a garantizar que sus productos se entreguen en las mejores condiciones.

Utilice envases de alimentos optimizados para la entrega: En un Encuesta de US Foods a repartidores, uno de cada cuatro conductores admitió haber comido la comida entregada antes de que llegara a la casa del cliente. Invierta en envases a prueba de manipulaciones para garantizar la seguridad alimentaria y aumentar la confianza de los clientes. En el caso de los restaurantes, los artículos como las bolsas aislantes, los recipientes ventilados para los alimentos fritos y los compartimentos separados para los alimentos fríos y calientes brindan a los alimentos la mejor oportunidad de mantener la textura y la temperatura.
Embalaje del producto del tamaño correcto: Los artículos no alimentarios se benefician de estar empaquetados en cajas que impiden su movimiento. El embalaje de entrega se ajusta a tus productos o rellena los espacios vacíos con material amortiguador para reducir la posibilidad de que se rompa.
Edita tus ofertas de envío: Algunos artículos simplemente no viajan bien, así que considera la posibilidad de crear un menú o una lista de productos específicos para la entrega que se centre en los artículos que pueden soportar un viaje largo.
Puntos de control de calidad: Implemente una inspección final antes de que los pedidos salgan de sus instalaciones y capacite a los conductores de su personal para que verifiquen el estado del producto en el momento de la entrega.

Pruebe sus productos: Comprueba el rendimiento de tus artículos de entrega más populares pidiéndolos tú mismo o haciendo que amigos o familiares hagan una entrega en una «tienda misteriosa». Toma nota de lo que funciona y lo que necesita mejorar desde la perspectiva del cliente.

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Comunícate con claridad

Tu equipo debe estar informado sobre qué productos están listos para su entrega, hacia dónde van las entregas y cuándo se esperan. Tus clientes desean recibir la misma atención; quieren saber cuándo llegará su pedido y quieren hacer un seguimiento del mismo en tiempo real.

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Mantener a todos informados puede ser un verdadero desafío. Estas son algunas soluciones que vale la pena probar:

Plataformas integradas de administración de entregas: Las notificaciones de entrega automatizadas pueden reducir significativamente las llamadas a «Dónde está mi pedido» (también conocidas como WISMO). Sistemas como Shipday conectan tus puntos de venta, pantallas de pedidos y aplicaciones para conductores para garantizar que todos tengan la misma información y que tú dispongas de los datos en tiempo real que te ayudarán a tomar decisiones.
Actualizaciones automatizadas para los clientes: Configure notificaciones automáticas por mensaje de texto o correo electrónico en los puntos clave (pedido recibido, preparación iniciada, pendiente de entrega, entregado) para mantener informados a los clientes. Los estudios demuestran que el seguimiento de los pedidos es un factor importante para aproximadamente 70% de los consumidores cuando hacen pedidos en línea.
Herramientas de comunicación con el conductor: Muchas plataformas de gestión de entregas incluyen herramientas de mensajería interna que permiten a los conductores informar de los problemas en tiempo real sin necesidad de hacer llamadas telefónicas mientras conducen. El seguimiento de los conductores en tiempo real reduce aún más la necesidad de registrar las llamadas telefónicas.

¿Necesitas una victoria rápida? Crea un sistema de códigos simple para identificar los problemas de entrega más comunes para que los conductores puedan informar rápidamente de los problemas comunes (dificultades de estacionamiento, clientes que no están en casa, etc.) sin dar largas explicaciones.

Gestionar las quejas y reseñas de los clientes

Incluso con los mejores sistemas, a veces las cosas salen mal. Si su empresa está ocupada, la posibilidad de que se cometan errores puede ser aún mayor, lo que agrava aún más el posible daño a su reputación. La forma en que gestiones las experiencias negativas de los clientes determinará si se convierten en incidentes que dañan la reputación o en oportunidades para dar a conocer tu servicio de atención al cliente.

Identifique los problemas antes de que comiencen: Supervisa tus métricas de entrega para detectar posibles problemas antes de que generen quejas. Si observas que una entrega se retrasa, ponte en contacto con el cliente antes de que se pongan en contacto contigo. El software de gestión de entregas muestra tu operación de entrega de un vistazo, lo que puede ser de gran ayuda.
Capacite al personal orientado al cliente: Otorgue a sus empleados que se comunican directamente con los clientes la autoridad para resolver problemas comunes en el acto sin la aprobación del gerente. Por ejemplo, autorízalos a ofrecer un descuento preestablecido o un artículo gratuito predeterminado para su próximo pedido.
Sistema de gestión de reseñas: Cuando los clientes leen las reseñas en línea, también leen las respuestas de tu empresa. Hay muchas herramientas automatizadas que te ayudan a ver las opiniones de los clientes a medida que se publican y a crear una respuesta rápida. De hecho, herramientas como Shipday incluyen módulos de comentarios de los clientes que te permiten solicitar comentarios directos y, luego, publicar comentarios positivos directamente en tu página de reseñas de Google. ¿Y es positivo Las reseñas de Google pueden impulsar activamente tu balance final.

¿Necesitas una victoria rápida? Cree un menú sencillo de «recuperación del servicio» que enumere los problemas comunes de los clientes y las opciones de respuesta adecuadas. Esto ayuda a todos los miembros de tu equipo a resolver los problemas cuando surjan y garantiza una resolución uniforme y justa de todas las quejas.

Poniéndolo todo junto

Recuerde que la excelencia en la entrega es un viaje, no un destino. Si perfecciona continuamente su sistema de entrega en función de los datos y los comentarios de los clientes, aumentará sus ventas y su reputación. Empieza por considerar cuál es el punto débil que más te preocupa: ¿qué desafío de entrega es el que más le cuesta a tu empresa en la actualidad? Comience por ahí, implemente una de las soluciones anteriores y observe con qué rapidez los pequeños cambios pueden generar mejoras significativas en sus resultados y en la satisfacción de los clientes.

¿Y si necesitas una victoria rápida? Descubre cómo Shipday puede ayudar a reducir los costos de entrega, resolver problemas de programación, agilizar la comunicación y gestionar las quejas de los clientes. La suscripción básica es gratuita y, sin contrato a largo plazo, puedes empezar sin riesgos y actualizar tu sistema a medida que tu empresa crezca.

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