Cómo las empresas de mensajería mejoran la fiabilidad y la transparencia mediante una aplicación de gestión de entregas

Las expectativas de los clientes en cuanto a la entrega el mismo día y el seguimiento en tiempo real están obligando a las empresas de mensajería a revisar sistemas anticuados. Las hojas de cálculo manuales y las radios bidireccionales ralentizan las decisiones de envío y retrasan las actualizaciones de los clientes. Esta guía examina cómo las aplicaciones de gestión de entregas reducen el tiempo de envío y ayudan a los administradores a corregir los retrasos con mayor rapidez.

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Conclusiones clave:

•  Los sistemas de seguimiento en tiempo real reducen las consultas de los clientes y mejoran la satisfacción.
• El envío automatizado y la optimización de rutas aumentan la capacidad de entrega sin añadir vehículos ni conductores, maximizando la eficiencia de los recursos existentes
• La documentación y el comprobante de entrega digitales agilizan las operaciones al eliminar los procesos basados en papel.
• Los análisis de rendimiento permiten la mejora continua identificando los cuellos de botella, rastreando la productividad de los conductores y midiendo las métricas operativas clave
• Las capacidades de integración conectan las operaciones de entrega con los sistemas empresariales existentes, creando flujos de trabajo fluidos desde la colocación del pedido hasta la entrega final

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El seguimiento en tiempo real elimina las brechas de información

Sin un seguimiento en tiempo real, los despachadores no pueden responder rápidamente y los equipos de servicio al cliente están inundados de llamadas de estado. Los equipos de servicio de atención al cliente se esfuerzan por ofrecer actualizaciones precisas sobre las entregas y avisan constantemente al despachador. La administración carece de los datos para identificar y resolver los problemas de entrega con prontitud.

Las aplicaciones de administración de entregas abordan estos desafíos al proporcionar actualizaciones continuas de ubicación y notificaciones de estado automatizadas durante todo el proceso de entrega. Cuando los conductores actualizan su estado a través de aplicaciones móviles, la información está disponible al instante para los despachadores, los equipos de servicio al cliente y los clientes finales a través de varios canales.

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Gracias a las actualizaciones automatizadas, las empresas vieron un 90% menos de preguntas sobre «¿Dónde está mi pedido?» llamadas. Las empresas que utilizan plataformas de gestión de entregas informan de un Reducción del 90% en las llamadas de consulta de los clientes sobre el estado de la entrega, ya que los clientes pueden rastrear sus pedidos de forma independiente mediante actualizaciones de GPS en tiempo real. Los despachadores pueden desviar a los conductores en tiempo real para evitar demoras.

Cuando los clientes pueden comprobar el estado de la entrega de forma independiente, su satisfacción aumenta, incluso cuando las entregas sufren pequeños retrasos. Esta transparencia genera confianza e incluso puede reducir el tiempo de espera percibido mediante actualizaciones periódicas del progreso.

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El despacho automatizado y la optimización de rutas maximizan la eficiencia

Los procesos de envío manual limitan a las empresas de mensajería a tareas básicas de entrega por zona o por orden de llegada. Los despachadores dedican horas a organizar las rutas y, a menudo, se basan en los conocimientos y la experiencia de los conductores en lugar de en la optimización basada en datos.

Las aplicaciones modernas de gestión de entregas, por otro lado, utilizan una optimización algorítmica de rutas que tiene en cuenta variables como el tipo de vehículo y la habilidad del conductor.

La automatización va más allá de la planificación inicial de la ruta. Las capacidades de redireccionamiento dinámico permiten que los sistemas de software de gestión de entregas se ajusten a circunstancias inesperadas, como incidentes de tráfico o averías de vehículos. Esta adaptabilidad garantiza que las empresas de mensajería mantengan los niveles de servicio a pesar de los desafíos operativos diarios.

Las implementaciones en el mundo real demuestran importantes ganancias de eficiencia gracias a la optimización de rutas. Pizza Guys mejoró sus tasas de entrega puntual del 90 al 92% a más del 98% en tan solo unas semanas después de implementar el despacho automatizado.² General Tso duplicó la productividad de los conductores y logró una mejora del 20% en los tiempos de entrega.³ Estas mejoras se traducen directamente en una mayor capacidad de entrega sin añadir vehículos ni conductores.

Eso no significa que debas despedir a tu despachador. Con el software de gestión de entregas, permitirá a su equipo de despacho centrarse en situaciones complejas y en la mejora continua de los procesos, en lugar de centrarse en tareas repetitivas de planificación diaria.

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La documentación digital reduce las disputas y acelera los pagos

La búsqueda de los albaranes de entrega faltantes desperdicia horas y retrasa los pagos. Los conductores gestionan pilas de hojas de entrega y el personal de la oficina introduce manualmente los datos de confirmación. Las entregas en disputa requieren una investigación exhaustiva a través de registros físicos. La pérdida o el daño de la documentación pueden provocar retrasos en los pagos y disputas con los clientes.

Los conductores toman fotos y recopilan firmas electrónicas en el acto, lo que reduce los errores y resuelve las disputas más rápido.

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La mejora de la precisión es sustancial. El general Tso ha logrado un Reducción del 75% en los errores de entrega tras implementar el comprobante de entrega digital y, al mismo tiempo, ahorrar de 3 a 4 horas de personal por semana en tareas de coordinación manual.

Más allá de la confirmación de entrega básica, los sistemas digitales capturan un contexto de entrega integral. Las coordenadas GPS verifican la ubicación de la entrega, las marcas de tiempo proporcionan tiempos de entrega precisos y las fotografías documentan el estado y la ubicación del paquete. Este rico conjunto de datos protege a las empresas de mensajería de las reclamaciones fraudulentas y, al mismo tiempo, acelera el procesamiento de las facturas y el cobro de los pagos.

La disponibilidad inmediata de las confirmaciones de entrega también puede permitir ciclos de facturación más rápidos. En lugar de esperar a que los conductores devuelvan la documentación al final de sus turnos, los departamentos de facturación pueden empezar a procesar las facturas en cuanto se completen las entregas. Para las empresas de mensajería que operan con márgenes ajustados, esta aceleración del flujo de caja puede marcar la diferencia entre pagar la nómina de una semana.

Los análisis de rendimiento impulsan la mejora continua

Las operaciones de mensajería tradicionales se basan en métricas básicas, como los recuentos de entregas diarias y los porcentajes de puntualidad. A menudo, se calculan manualmente a partir de los registros de los conductores. Este acuerdo obliga a los gerentes a dedicar la mayor parte del día a la administración de datos, en lugar de a analizarlos, lo que podría ayudarlos a identificar las oportunidades de mejora que impulsan el negocio.

Si sigues rastreando las entregas en Excel, estás pasando por alto tendencias críticas, por ejemplo, por qué las entregas atrasadas aumentan los viernes. Las aplicaciones de gestión de entregas recopilan y analizan automáticamente datos operativos exhaustivos, lo que permite a los administradores identificar de manera consistente a los conductores que se retrasan y abordar los cuellos de botella en las rutas.

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Las capacidades predictivas de la analítica avanzada son particularmente valiosas. Al analizar sus patrones históricos, los sistemas de gestión de entregas pueden pronosticar los picos de demanda y recomendar acciones preventivas antes de que surjan problemas. Los despachadores podrán identificar mejor los patrones que sirven de base para una mejor planificación de las rutas. Los gerentes obtienen visibilidad sobre las tendencias que guían las inversiones estratégicas en vehículos, tecnología y expansión del mercado.

KFC Barbados logró ahorros anuales de más de 400 000$ después de implementar la tecnología de administración de entregas en solo 6 de sus 12 ubicaciones, lo que representa un ahorro diario consolidado de hasta 1200 USD. Del mismo modo, A-Team Delivery experimentó un crecimiento del 200% y, en última instancia, cuatro veces la expansión global del negocio, al tiempo que se reduce el tiempo dedicado a la administración manual de datos en un 60%.

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{"type": "ad-card", "title": "Empieza con Shipday y haz crecer tu negocio", "description": "Shipday Delivery Management incluye análisis incluso en la suscripción básica gratuita. Pero también está diseñado para adaptarse a las marcas de mensajería de nivel empresarial. Comprueba cómo es tu negocio de entregas con herramientas de elaboración de informes avanzadas.", "primary-button": {"text": "Empieza gratis", "link": "https://dispatch.shipday.com/signUp?_gl=1*f4c9ho*_gcl_au*MTgyNjg4MjQuMTc1NDY0NTE1NQ..*_ga*NTkyMzI5NjA5LjE3NTQ2NDUxNTM.*_ga_FZPT7TD7CG*czE3NTQ2Nzk4MDckbzQkZzEkdDE3NTQ2ODAyODgkajUwJGwwJGgw"}, "secondary-button": {"text": "Agenda una demo", "link": "https://shipday.com/sales?_gl=1*f4c9ho*_gcl_au*MTgyNjg4MjQuMTc1NDY0NTE1NQ..*_ga*NTkyMzI5NjA5LjE3NTQ2NDUxNTM.*_ga_FZPT7TD7CG*czE3NTQ2Nzk4MDckbzQkZzEkdDE3NTQ2ODAyODgkajUwJGwwJGgw"}}

La integración del sistema crea operaciones fluidas

La administración de entrega aislada crea silos de información que requieren la transferencia manual de datos entre sistemas. Los pedidos de las plataformas de comercio electrónico deben ingresarse manualmente en los sistemas de despacho. Las confirmaciones de entrega requieren una entrada separada en el software de facturación. Esta duplicación de esfuerzos aumenta los costos y las tasas de error.

Las aplicaciones modernas de administración de entregas abordan este desafío al integrarse directamente con el otro software que utiliza para administrar su negocio de mensajería. Imagina cuánto tiempo podrías ahorrar cada semana si tu sistema de gestión de entregas se comunicara tanto con tu procesador de pagos como con tus herramientas de contabilidad.

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Estas integraciones crean una visibilidad integral a lo largo de todo el ciclo de vida de entrega. Cuando se realiza un pedido en una plataforma de comercio electrónico, pasa automáticamente al sistema de gestión de entregas para planificar el envío. A medida que avanza la entrega, las actualizaciones de estado vuelven a la plataforma de comercio electrónico y al cliente. Una vez finalizada, la información de facturación se transfiere a los sistemas de contabilidad sin intervención manual. Además, con las opciones de etiquetado blanco, su marca ocupa un lugar central en cada actualización y en cada página de seguimiento.

Entrega de A-Team comprimieron su gestión logística diaria desde un trabajo a tiempo completo hasta solo de 3 a 4 horas mediante flujos de trabajo automatizados, mientras que General Tso completaron toda la integración del sistema en un solo día gracias a las conexiones API optimizadas. Una implementación tan rápida significa que las empresas pueden empezar a obtener beneficios operativos casi de inmediato.

Consideraciones sobre la implementación y próximos pasos

La implementación exitosa de una aplicación de gestión de entregas requiere una planificación cuidadosa. Debes evaluar las plataformas en función de tu:

• Necesidades operativas: Considere qué herramientas y tareas son fundamentales para que sus conductores, despachadores, gerentes, proveedores y clientes finales sean las adecuadas.
• Tecnología existente: Encuentre un sistema que se comunique sin problemas con su software de contabilidad y pagos actual.
• Planes de crecimiento: Trabaje con un socio de gestión de entregas que pueda satisfacer sus necesidades actuales y futuras. No querrás tener que reconstruirte en una nueva plataforma cada vez que tu empresa crezca.

La transición de los procesos manuales a los sistemas digitales es un cambio operativo importante que afecta a todas las partes interesadas, desde los conductores hasta los clientes. Las implementaciones exitosas suelen seguir un enfoque gradual, que comienza con programas piloto para resolver los problemas crecientes antes de expandirse a todo el sistema.

Si tienes problemas con las entregas tardías o con la pérdida de conductores, una aplicación de entrega te brinda las herramientas para solucionar ambos problemas.

Aprende más

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