Cómo iniciar un servicio de entrega de farmacias en los Estados Unidos

Más de 60 millones de estadounidenses tienen ahora más de 65 años, lo que los convierte en el 18% de la población total de EE. UU. En 2040, uno de cada cinco residentes estadounidenses pertenecerá a este grupo de edad. El Centros para el Control de Enfermedades también estima que 129 millones de estadounidenses viven con al menos una enfermedad crónica. Ambas cifras impulsan la demanda de medicamentos recetados y las visitas repetidas a la farmacia. Los consumidores también esperan que todo (incluso los medicamentos con receta) les lleguen directamente a la puerta de su casa. Todos estos puntos conducen a un modelo de negocio prometedor: el servicio de entrega en farmacias.

Se prevé que las ventas minoristas de farmacias estadounidenses alcancen 818 mil millones de dólares para 2032, con el segmento de farmacias en línea de más de duplicando su tamaño para 2029. La entrega a domicilio en farmacias ya no es un servicio marginal, sino que se está convirtiendo en un canal de ingresos estándar. Tendrás que seguir algunas normas estrictas, pero si eres una empresa de entrega organizada, la entrega en farmacias podría ser la clave para crecer.

Esta guía explica cómo lanzar un servicio de entrega de farmacias en los Estados Unidos. Explicaremos qué modelo de entrega elegir, cómo cumplir con los requisitos legales y qué herramientas (como Shipday) pueden ayudarte a operar de forma segura y a escalar sin dejar de cumplir con los requisitos de la HIPAA y la DEA.

Por qué hay demanda de entrega en farmacias

Tres tendencias principales están impulsando el crecimiento de la entrega en farmacias: el envejecimiento de la población, el aumento de la prevalencia de enfermedades crónicas y la demanda de conveniencia por parte de los consumidores. La población estadounidense de 65 años o más creció un 13% entre 2020 y 2024. Casi el 80% de los estadounidenses mayores de 65 años toman al menos dos medicamentos recetados al día. Casi la mitad de la población estadounidense (el 47%) vivir con al menos una enfermedad crónica que requiere medicación diaria.

La adopción de la tecnología se aceleró durante la pandemia y nunca se revirtió. Eche un vistazo al segmento de farmacias por correo y en línea: representa menos del 10% de los medicamentos con receta, pero ha ganado un impulso significativo. Amazon, empresa innovadora en productos de conveniencia, ha experimentado un rápido crecimiento en su farmacia Amazon desde su lanzamiento en 2020.

¿La respuesta corta? Muchos estadounidenses necesitan medicamentos recetados todos los días. Y quieren que esos medicamentos se entreguen en la puerta de su casa.

Comprensión de la normativa

Para operar un negocio de entrega de farmacias, tendrás que navegar por varios niveles de regulaciones federales y estatales. Estas normas protegen la privacidad de los pacientes y garantizan que los medicamentos se entreguen de forma segura.

Estas son las principales leyes y oficinas reguladoras que debe conocer:

• Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA): La Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos supervisa y gestiona toda la distribución de medicamentos en los Estados Unidos. Los servicios de entrega deben mantener la integridad del etiquetado y el empaque aprobados por la FDA durante todo el proceso de transporte.
  
  
• Administración Antidrogas (DEA)): La DEA hace cumplir la Ley de Sustancias Controladas, que determina qué drogas son «sustancias controladas». Si planeas entregar recetas de medicamentos que figuran en las listas controladas de la DEA, tendrás que cumplir con estrictos requisitos de documentación y manipulación.  
  
  
• Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA): Esta ley protege la privacidad del paciente. En general, la salud de todos los pacientes debe mantenerse privada; solo se debe divulgar la información mínima necesaria para las operaciones de atención médica y con fines de pago. El cumplimiento de la HIPAA afecta a la forma en que los servicios de entrega recopilan, almacenan y transmiten la información de los clientes.
  
  
• Junta Estatal de Farmacia: Las juntas estatales de farmacia establecen regulaciones para sus respectivos estados, y las regulaciones pueden variar ampliamente. Incluso los establecimientos sin presencia física en un estado, como las farmacias de venta por correo o por Internet, pueden verse sujetos a requisitos de licencia cuando dispensan sustancias controladas en un nuevo estado. Deberás entender los requisitos de concesión de licencias en cualquier estado en el que opere tu servicio de entrega.

Las reglas estrictas crean barreras de entrada. Eso puede funcionar a tu favor. Ayudan a mantener alejados a los competidores (incluso a los principales actores como Uber y Doordash) que no quieren hacer el trabajo. El cumplimiento tampoco es un lugar para escatimar. Invierta el dinero en contratar a un abogado que se especialice en regulaciones de atención médica para que lo asesore si sus planes cumplen con las leyes necesarias.
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Cómo crear su servicio de entrega de farmacia paso a paso

Ya sea que se trate de una farmacia que añade entregas a domicilio o de un servicio de mensajería independiente que entra en el mercado de los servicios de salud, los pasos para iniciar su negocio son similares.

Paso 1: Seleccione su modelo de entrega Encuentre clientes de farmacia

Como servicio de entrega que entra en el mercado farmacéutico, primero debe identificar y proteger las farmacias asociadas que necesitan servicios de entrega confiables. La creación de esas asociaciones comienza por comprender qué necesitan las farmacias de su ubicación y, luego, mostrarles cómo pueden ofrecer su servicio.

• Comprenda lo que necesitan las farmacias: Las farmacias eligen socios de entrega externos para reducir la inversión de capital en vehículos y seguros, eliminar los problemas de gestión de los conductores y acceder a la experiencia en cumplimiento de la normativa de la que pueden carecer. Es posible que algunas farmacias ya operen con un modelo de entrega híbrido, en el que gestionan algunas entregas internamente y, al mismo tiempo, se asocian con servicios (como el suyo) para aumentar la capacidad, ampliar los horarios o ampliar las áreas de cobertura. Conozca los puntos débiles de sus farmacias locales y resuélvalos con su modelo de entrega.
  
  
• Diríjase a las farmacias adecuadas: Las farmacias independientes y las pequeñas cadenas locales son sus mejores opciones. A menudo carecen de los recursos para gestionar su propia flota de entrega, pero tienen que competir con las cadenas más grandes que ofrecen entregas. Las farmacias especializadas que manejan medicamentos de alto valor también buscan socios de entrega confiables con capacidades comprobadas de cumplimiento.
  
  
• Posicione su servicio de manera estratégica: Diferénciate de las plataformas de entrega general, como Uber o DoorDash, haciendo hincapié en la experiencia en cumplimiento de la HIPAA y la DEA y en cualquier formación especializada que impartas sobre el manejo de medicamentos, la documentación de la cadena de custodia y el servicio de atención al cliente.
  
  
• Comience su labor de divulgación: Comuníquese directamente con los gerentes o propietarios de las farmacias locales. Comience explicando cómo puede resolver sus desafíos específicos: reducir los costos de entrega, ampliar su alcance o gestionar los picos de demanda. Considera la posibilidad de ofrecer asociaciones exclusivas a los primeros clientes o modelos de servicio con varias farmacias que se beneficien de la optimización de las rutas.

Recuerde que las farmacias apuestan su reputación por su servicio. Demuéstrales que entiendes los requisitos únicos de la entrega de medicamentos y que cuentas con sistemas para proteger tanto a sus negocios como a sus pacientes.

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Paso 2: Registrar y asegurar su empresa

Antes de gestionar cualquier información del paciente o medicamentos, tendrás que registrar tu empresa y obtener las licencias y el seguro necesarios. Deberás registrar tu empresa ante los gobiernos federal y estatal. Si ya eres una empresa establecida, ya lo habrás hecho. Tanto las empresas nuevas como las establecidas también deben verificar que su cobertura de seguro proteja completamente las operaciones de parto generales y médicas.

Estos son los pasos clave:

• Registro federal incluye la obtención de un Número de identificación del empleador (EIN) del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que utilizarás para declarar los impuestos anuales. Si transmite electrónicamente la información de salud del paciente, es posible que también deba registrarse para obtener un Número de identificador nacional de proveedores (NPI). Ambos registros son gratuitos.
  
  
• Licencias estatales los requisitos dependen del modelo de servicio y de la ubicación. Casi todos los estados exigen que cualquier farmacia que envíe o envíe medicamentos con receta a su estado posea una licencia comercial local. Si operas únicamente como un servicio de entrega a domicilio para varias farmacias, es posible que necesites permisos o licencias adicionales, según las regulaciones estatales. Por lo general, la Oficina del Secretario de Estado de cada estado tendrá toda la información que necesitas.
  
  
• Cobertura de seguro debe abordar los riesgos únicos de la prestación de servicios de salud. Es posible que las pólizas estándar de responsabilidad civil general y de automóviles comerciales no cubran el transporte de medicamentos con receta, las violaciones de la privacidad de los pacientes o los requisitos de seguridad relacionados con las sustancias controladas. Trabaja con un agente de seguros con experiencia en logística sanitaria para asegurarte de que cuentas con la cobertura adecuada para las operaciones con vehículos, la responsabilidad profesional y los incidentes de ciberseguridad.

Incluso las empresas existentes deben ponerse en contacto con su agente de seguros para comprobar que sus pólizas cubren una operación de entrega en una farmacia. Es posible que tengas que añadir algún tipo de cobertura para automóviles comerciales o una póliza que cubra los medicamentos con receta mientras están en tránsito. Las brechas de seguro son fáciles de pasar por alto y es costoso subsanarlas más adelante.

Paso 3: Definir el área de servicio y las políticas

Los servicios de entrega de farmacia exitosos comienzan con límites claramente definidos, tanto geográfica como operacionalmente. Es probable que no puedas hacer entregas en toda una ciudad de la noche a la mañana. Y es probable que no quieras aceptar solicitudes de pedidos las 24 horas del día. Ahora es el momento de decidir cuáles son sus políticas operativas.

Sea específico acerca de:

• Zona de entrega: Si empiezas por hacer entregas en un área más grande de la que puedes manejar, el servicio de atención al cliente se verá afectado. Empezar con algo demasiado pequeño puede reducir tus ganancias. Establezca su área de entrega en función de los principales puntos de referencia o códigos postales.
  
  
• Procedimientos de colocación de pedidos: Determine cuándo los clientes pueden hacer pedidos y cómo. ¿Aceptará pedidos directamente de los pacientes o solo de las farmacias? ¿Aceptará pedidos a cualquier hora o tendrá una hora límite diaria para los pedidos? ¿Los clientes pueden solicitar un plazo de entrega específico, por ejemplo, entre las 9 de la mañana y el mediodía?
  
  
• Formato de servicio al cliente: ¿Cómo se comunicarán los clientes con tu equipo? ¿Dispondrás de mensajes de texto SMS bidireccionales? ¿O los clientes llamarán a un número de teléfono atendido por personal si tienen preguntas o quejas? Para las preguntas más frecuentes, un chatbot con inteligencia artificial puede ser una buena respuesta.

No te preocupes demasiado por cómo harás estas cosas en este paso. Existen herramientas tecnológicas que le ayudarán a implementar prácticamente cualquier política que se le ocurra. Ahora mismo, estás decidiendo qué políticas quieres tener; en el paso 5 analizaremos las herramientas para implementar tus políticas.

Paso 4: Desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP)

Ya se ha decidido por las políticas orientadas al cliente, ahora es el momento de mirar hacia adentro. Los procedimientos operativos estándar (SOP) mantienen a tu equipo en sintonía durante todo el proceso de entrega. Los procedimientos escritos garantizan una calidad de servicio constante y el cumplimiento de las normativas. La documentación escrita también puede proteger a su empresa durante las auditorías o investigaciones; demuestra su enfoque sistemático de los requisitos de cumplimiento.

Estas son algunas áreas críticas para desarrollar procedimientos operativos estándar:

• Verificación de recetas los procedimientos evitan errores de dispensación y garantizan una autorización adecuada. Documente cómo su equipo confirma la validez de las recetas y gestiona las transferencias de recetas desde las farmacias.
  
  
• Protocolos de manejo seguro garantizar la protección de los medicamentos durante todo el proceso de entrega. Los diferentes medicamentos requieren una manipulación diferente; algunos necesitan refrigeración, otros requieren un embalaje a prueba de manipulaciones y las sustancias controladas requieren medidas de seguridad adicionales. Cree procedimientos específicos para el embalaje, el transporte y la entrega a los clientes para cada categoría de medicamento.
  
  
• Identificación del cliente y confirmación de entrega los procedimientos garantizan que los medicamentos lleguen a los destinatarios previstos. Sus procedimientos deben documentar cómo confirmará la identidad del paciente y cómo registrará la confirmación de la entrega. ¿Mediante la firma del paciente o mediante documentación fotográfica? ¿Quizás ambos?
  
  
• Medidas de protección de la privacidad cumpla con los requisitos de la HIPAA durante toda su operación. Las infracciones de la HIPAA incluyen el acceso no autorizado a la información médica de los pacientes, las medidas de seguridad inadecuadas, el manejo inadecuado de los medicamentos recetados y la falta de capacitación del personal sobre el cumplimiento de la HIPAA. Documente cómo su equipo maneja la información de los pacientes y desecha cualquier material que contenga información médica protegida.

Paso 5: Construya su infraestructura tecnológica

Ahora sabe lo que debe hacer su empresa: aceptar pedidos, dirigir a los conductores y cumplir con las leyes reguladoras. Es hora de averiguarlo exactamente cómo harás esas cosas. Te aliviará saber que hay muchas herramientas de software disponibles para gestionar (e incluso automatizar) muchas de estas tareas.

Incluyen:

• Sistemas de gestión de pedidos: Su operación debe gestionar los pedidos de múltiples fuentes (llamadas telefónicas, portales en línea y aplicaciones móviles) y, al mismo tiempo, mantener una información precisa durante todo el proceso.
  
  
• Optimización de rutas y gestión de conductores: Estas herramientas se comunican con mapas de tráfico en tiempo real para generar las rutas más eficientes para sus conductores. Los sistemas avanzados pueden optimizar las rutas de entrega en función de la prioridad de los medicamentos, las preferencias de los clientes y las capacidades de los conductores.
  
  
• Herramientas de comunicación con el cliente: Estas herramientas de mensajería envían notificaciones automáticas sobre la confirmación del pedido, el estado de preparación y los plazos de entrega para ayudar a gestionar las expectativas de los clientes. El seguimiento en tiempo real es importante, especialmente para los clientes que esperan recibir sus medicamentos esenciales.
  
  
• Sistemas de documentación de cumplimiento: Estas herramientas documentan la cadena de custodia, las confirmaciones de entrega y la verificación de la identidad de los clientes, componentes clave de una operación de entrega en farmacia que cumple con las normas HIPPA y DEA.

Puede crear soluciones para todas estas tareas individuales. Sin embargo, los sistemas de gestión de entregas (DMS) como Shipday proporcionan soluciones integradas para abordar todos estos trabajos. Un DMS centraliza los pedidos, automatiza la optimización de rutas, envía notificaciones a los clientes en tiempo real y registra la documentación de cumplimiento.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Se pueden entregar sustancias controladas en los Estados Unidos? 

R: Sí, pero con requisitos estrictos. Las normas de la DEA permiten la transferencia de recetas de sustancias controladas entre farmacias y su entrega a los pacientes, pero exigen una documentación específica, un manejo seguro y procedimientos de verificación de identidad. Muchos servicios de entrega comienzan con medicamentos no controlados y añaden sustancias controladas después de establecer procedimientos operativos que cumplan con los requisitos.

P: ¿Los repartidores necesitan una licencia o formación especial? 

R: Si bien los conductores generalmente no necesitan una licencia farmacéutica, deben recibir capacitación sobre la privacidad del paciente, los procedimientos de manejo seguro y los requisitos de identificación del cliente. Todo el personal de la farmacia debe cumplir con las normas de la HIPAA, así como los voluntarios y pasantes que entren en contacto con la información médica de los pacientes. Este requisito de formación se aplica al personal de entrega que gestiona la información de los pacientes.

P: ¿Puedo usar aplicaciones de entrega estándar como Uber o DoorDash para la entrega en farmacias? 

R: No. Las principales plataformas de entrega suelen carecer de la infraestructura de cumplimiento necesaria para entregar los medicamentos con receta, especialmente en lo que respecta a la privacidad de los pacientes y la seguridad de las sustancias controladas.

P: ¿Qué cobertura de seguro necesito? 

R: Es posible que las pólizas estándar de responsabilidad civil general y de automóviles comerciales no cubran los riesgos de entrega de medicamentos recetados. Es probable que necesites una cobertura especializada para la responsabilidad profesional, los incidentes de ciberseguridad, el transporte controlado de sustancias y las violaciones de la privacidad de los pacientes. Trabaja con un corredor de seguros con experiencia en logística sanitaria para garantizar una protección adecuada.

Poniéndolo todo junto

Iniciar un servicio de entrega en una farmacia requiere una inversión inicial sustancial en sistemas, tecnología y procedimientos de cumplimiento. Sin embargo, los operadores que construyen las bases adecuadas encuentran una demanda constante por parte de una población que envejece y que valora cada vez más la comodidad de la atención médica. Las reglas estrictas intimidan a muchos competidores potenciales. El éxito requiere algo más que una simple comprensión de la logística del transporte. Estás ingresando a la industria de la salud. La seguridad de los pacientes, la protección de la privacidad y el cumplimiento de las normativas son tan importantes como la rapidez.

Shipday se creó para esto — prestación de servicios de salud a gran escala, con las funciones de cumplimiento que necesita desde el primer día. Empieza gratis y lleve a cabo su operación de entrega en la farmacia de forma segura y confiable.

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